Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
En application de l’article 289- VI du CGI, « une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu’elle soit »
Afin d’être recevable sur le plan comptable et fiscal, l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être assurées par l’émetteur et par le récepteur (article 289 V du CGI). Pour y parvenir, les entreprises disposaient jusqu’à maintenant de la signature électronique avancée ou de l’EDI.
Depuis la directive de 2010, une nouvelle voie a vu le jour. La facture électronique peut s’utiliser sans contrainte de signature électronique. L’émetteur peut librement choisir le format (pdf simple ou xml par exemple) à condition que des « contrôles documentés et permanents [soient] mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement. »
« Le PDF simple est traité à égalité avec la facture papier »
Sous quelle forme envoyer ses factures ?
- Au format papier ou en PDF non signé. Dans ces deux cas, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). La facture seule ne suffit plus.
- Au format PDF signé par un certificat électronique de niveau RGS** (ou supérieur). Dans ce cas, la signature électronique remplace la piste d’audit et élimine les contraintes de conservation de documents justificatifs de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…).
- En flux EDI (Echanges de Données Informatisées) respectant des règles formelles. Toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de la dématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sont pas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale.
« Toute entreprise recevant des factures au format PDF simple ou au format papier est dans l’obligation
de mettre en place une piste d’audit fiable »
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