Lexique

A

Accord d’inter-échange

Contrat entre les différents acteurs concernés (l’émetteur, le récepteur et, éventuellement, la tierce personne) qui définit les conditions juridiques et techniques d’utilisation d’un échange de données informatisées.

API

En informatique, une interface de programmation applicative (souvent désignée par le terme API pour Application Programming Interface) est un ensemble normalisé de classes, de méthodes ou de fonctions qui sert de façade par laquelle un logiciel offre des services à d’autres logiciels.

Archivage électronique

En matière de dématérialisation, l’archivage est l’ensemble des actions mises en oeuvre pour regrouper, classer et conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé. Stockés dans le système d’information de l’entreprise, ils sont par la suite facilement accessibles et ré exploitables, à titre informatif ou de preuve en cas d’obligations légales ou de litiges.

Assujetti

Contribuable en charge du paiement de l’impôt en raison de son activité professionnelle. Par exemple un assujetti à la TVA doit payer la taxe sur la valeur ajoutée (dans le cadre d’une transaction donnant lieu au paiement de la TVA, il s’agit généralement du fournisseur).

Auto-facturation

Procédé selon lequel le client émet, pour le compte du fournisseur, la facture qui lui est destinée.

Autorité de certification

Personne morale chargée de gérer les informations contenues dans un certificat. Elle a pour but, après vérification de l’identité du demandeur du certificat, de signer, émettre et maintenir ce certificat.

B

BLOCKCHAIN

La blockchain est une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle.

C

Certificat électronique

Un certificat identifie son possesseur, ainsi que l’autorité qui garantit cette identité. Un certificat n’est utilisable qu’avec la fourniture d’un code d’accès, code qui doit rester personnel et n’a jamais à être dévoilé à quiconque (le mécanisme des cartes de crédit à code confidentiel nous a habitué à ce mode de fonctionnement). La signature électronique utilise les certificats pour garantir l’authenticité de la signature. Dans le cadre de la facture électronique, une notion nouvelle a été introduite : le certificat de « personne morale ». Avec ce type de certificat, la chaîne de confiance est apportée par la signature préalable de documents (contrats, mandats) précisant les rôles et les responsabilités de chaque société impliquée.

CERTIFICAT SSL

Un certificat SSL est un fichier de données qui lie une clé cryptographique aux informations d’une organisation ou d’un individu.

CGI

Code Général des Impôts. Il répertorie l’ensemble des lois fiscales auxquelles se réfère la fiscalité des personnes physiques ou morales.

Chaîne de confiance

La chaîne de confiance est constituée de l’ensemble des éléments qui permettent de s’assurer que l’authenticité d’une information émise par un interlocuteur est garantie par une autorité fiable.

Classification

En matière de dématérialisation, la classification est une étape indispensable garantissant la qualité de l’archivage. En effet, un des principaux bénéfices de la dématérialisation est de pouvoir retrouver un document rapidement et facilement afin de pouvoir l’utiliser et le consulter « à la demande ».

D

Dématérialisation

Gestion informatique des données et/ou des documents d’entreprises dans le cadre d’échanges avec des tiers. Cela correspond à toutes les techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique.
Il existe trois types de dématérialisation :

• Dématérialisation simple (ou de gestion) :
Transformation des supports physiques en fichiers numériques.
• Dématérialisation à la source :
Le fait d’éliminer le papier à la source afin de travailler uniquement avec des documents électroniques
• Dématérialisation légale ou fiscale :
La dématérialisation fiscale est l’unique procédé permettant de substituer la facture électronique au traditionnel format papier. Depuis quelques années, l’administration fiscale permet la transmission des factures par voie électronique selon deux standards sécurisés : la signature électronique ou l’échange de données informatisées.

Dématérialisation des factures papier

Gestion informatique d’une partie de la chaîne de facturation, facilitant, pour une entreprise, la gestion des factures papiers.

E

EDI ou Échange de Données Informatisé

Système électronique de gestion et de transmission de l’information, selon des messages préétablis et normalisés. Il s’agit d’un transfert direct standardisé, d’ordinateur à ordinateur, de documents professionnels entre les différents acteurs concernés (fournisseurs, clients, partenaires…)

Espace sécurisé de conservation (ESC)

Espace d’archivage numérique conforme aux spécifications de la norme NF Z42-013 permettant de garantir intégrité, sécurité, pérennité, traçabilité.

F

Facture

La facture est un document comptable, faisant preuve de l’achat ou la vente de produits ou services. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. La facture doit être éditée en double exemplaire et chaque acteur se doit de la conserver.

Facture dématérialisée

Facture transmise et traitée intégralement de façon électronique (édition, transmission, enregistrement comptable)

FEC (fichier des écritures comptable)

Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des données.

FONCTION DE HACHAGE

Une fonction de hachage est une fonction qui convertit un grand ensemble en un plus petit ensemble, l’empreinte. Il est impossible de la déchiffrer pour revenir à l’ensemble d’origine, ce n’est donc pas une technique de chiffrement.

G

GED/GEIDE

Terme générique qui désigne l’ensemble des techniques et des logiciels permettant d’organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation.
La Gestion Electronique de Documents assure l’intégration de documents issus de sources diverses, leur indexation, leur archivage, leur consultation ultérieure, leur administration, en toute sécurité et confidentialité.

H

Horodotage

Information permettant de démontrer qu’une donnée (ex : un document, un enregistrement d’audit ou une signature électronique) existait à un instant donné (définition norme AFNOR NF Z42-013 : 2009)

I

ICR (Intelligent Character Recognition)

Lors de la numérisation d’une page via un scanner, la technique ICR permet l’extraction du contenu textuel.
Elle intègre également la reconnaissance de caractères manuscrits ainsi qu’un mécanisme d’apprentissage de nouveaux caractères, qui garantie une amélioration du système de reconnaissance à chaque nouvelle numérisation. (voir aussi OCR)

IMR (Intelligent Mark Recognition)

Technique permettant de convertir des images en information par reconnaissance de symboles spécifiques (case, croix, code barre,…) Voir aussi : OCR, OMR, LAD.

Imprimante virtuelle

Imprimante sans sortie extérieure, permettant d’exporter en format PDF.

Idexation

Classement par rapport à un index.

Intégrité

Caractéristique d’une information qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle.

L

LAD ou Lecture Automatique de Documents

Technologie permettant d’extraire des informations textuelles sur des documents numérisés (structurés ou non), par Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Les données extraites peuvent ensuite être intégrées dans un système de GED. Les applications de LAD reconnaissent les marques, les caractères imprimés, les caractères manuscrits pré-casés et les caractères et mots manuscrits.

M

Métadonnée

Ensemble structuré d’informations techniques, de gestion et de description attaché à un document servant à décrire les caractéristiques de ce document en vue de faciliter son repérage, sa gestion, son usage ou sa préservation .

Modèles de documents

Un modèle de document rassemble l’ensemble des styles, des contenus et des paramètres nécessaires pour la mise en forme d’un document.

N

Non repudiation

Assurance qu’un message est bien parti d’un émetteur spécifié pour arriver à un récepteur lui aussi spécifié.
C’est souvent l’émetteur du message qui est concerné par ce système, il ne peut pas dire qu’il n’a pas envoyé ce dit message. Dans aucun cas il ne peut « répudier » ce message.

Numérisation

Action qui permet de transformer l’image papier ou tout autre type de support traditionnel, en image électronique. Le document numérisé devient alors un document électronique pouvant circuler librement au sein de l’entreprise. La numérisation est le premier point d’entrée de toute technologie de dématérialisation.

O

OCR ou Reconnaissance Optique de Caractères (Optical Character Recognition)

Procédé de traduction d’images de textes imprimés en fichiers de texte. L’OCR est un logiciel qui, à travers d’un procédé optique, permet à un système informatique de lire et stocker automatiquement du texte sans avoir à le saisir manuellement.

OMR (Optical Mark Recognition)

Technologie de Reconnaissance Optique de Marques employée pour extraire des données de type marque (typiquement, des traits noirs à emplacements prédéfinis) lisibles par une machine électronique. Cette technologie de capture de données complète les technologies OCR et ICR.

Opérateur

Organisation interne ou externe à l’employeur, réunissant des moyen matériels et humains permettant de délivrer le service décrit dans le présent document.

P

PAF

Piste d’audit fiable (cf : article « Piste d’audit)

PDF

Le Portable Document Format, communément abrégé en PDF, est un langage de description de pages créé par la société Adobe Systems en 1993.
La spécificité du PDF est de préserver la mise en forme d’un fichier – polices d’écritures, images, objets graphiques, etc. – telle qu’elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d’exploitation et l’ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser.

PDF signé

Il s’agit d’un document PDF (au format électronique) comprenant une signature électronique.
Signer un document indique que vous l’avez lu et approuvé. Vous avez la possibilité de signer un document lors de la création du PDF ou encore de signer numériquement un document PDF antérieurement créé.

Plate-forme de facturation électronique

Solution technique qui permet de centraliser toutes les étapes de la dématérialisation fiscale des factures, à travers la création de l’original facture et son envoi et/ou sa réception. Des services complémentaires peuvent être proposés tels que l’archivage, la mise en relation entre différents acteurs, etc.

Prestataire d’horodatage : (autre terme utiliser)

Personne en charge de la production et la délivrance de données électroniques garantissant qu’un événement s’est produit avant une date et une heure données.

Prestataire de service de certification

Prestataire qui est en charge de la gestion de certificats électroniques tout au long de leur cycle, pour le compte de l’utilisateur final. Un prestataire de service de certification s’appuie sur les services d’une, ou de plusieurs, autorités de certification.

R

RAD ou Reconnaissance Automatique de Documents

Ensemble de technologies permettant de reconnaitre un type de document par rapport à un autre, à partir de son image numérique. Après avoir analysé la mise en page du document le RAD la compare à des modèles issus de sa base de données afin de déterminer le type de document analyse (devis, facture, commande, etc.). L’identification permet d’effectuer des tris électroniques d’images, évitant le classement manuel des documents avant la numérisation. Une fois identifiés, les documents électroniques peuvent être envoyés vers des dossiers de traitement adaptés ou intégrés dans un système de GED.

Règle de classement à ajouter

Permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.

Restitution

Ensemble des mécanismes permettant de rechercher et de remettre les documents numériques à un tiers avec l’ensemble des éléments de traçabilité ayant permis d’établir son intégrité, puis de les détruire de manière définitive au sein de l’ESC.

S

Scellement numérique

Procédé permettant de garantir l’intégralité d’un document par l’utilisation conjointe de calculs d’empreintes, de signatures numériques et d’horodatage.

Signature électronique (ou numérique)

Procédé permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et l’identité de son expéditeur. Un mécanisme de signature numérique doit :
– permettre au lecteur d’un document d’identifier l’auteur de la signature.
– garantir qu’aune modification n’a été effectuée entre la signature du document par l’auteur et la consultation du destinataire.

T

Technique cryptographique

La cryptographie est une des disciplines de la cryptologie s’attachant à protéger des messages (assurant confidentialité,authenticité et intégrité) en s’aidant souvent de clés.

Traçabilité

Procédure visant à enregistrer et conserver les données relatives au déplacement et à l’utilisation de documents. En matière de dématérialisation, pouvoir garantir la traçabilité financière permet de se conformer aux nouvelles exigences légales en matière de comptabilité, de contrôle interne et de transparence financière.

Taux de lecture / reconnaissance

En matière de dématérialisation, le taux de lecture est un indice important à considérer dans le processus de LAD. Il s’agit de la capacité du logiciel de dématérialisation de capturer automatiquement tout ou une partie des informations issues d’un document numérisé. Plus le taux de lecture est élevé, meilleure est la productivité !

V

Vidéocodage

Il s’agit de la Reconnaissance Optique de Caractères, c’est à dire la traduction d’images de textes imprimés en fichiers de texte. L’exécution de cette tâche requiert un logiciel d’OCR, permettant de récupérer toutes données d’un document et de le sauvegarder dans un fichier pouvant être utilisé ultérieurement et stocké dans une base de données ou encore sur un support sûr et exploitable par un système informatique.

W

Workflow

Le workflow décrit les interactions indispensables entre les différents acteurs d’un processus pour l’accomplissement d’une tâche. Il peut s’agir par exemple du circuit de validation dans un processus d’approbation de commande impliquant un utilisateur métier et le responsable des achats « ad hoc ». En matière de dématérialisation, chaque acteur sera alerté et pourra alors interagir directement et sans délai.

X

XML (Extensible Markup Language, « langage de balisage extensible»)

Langage informatique qui permet aux concepteurs de définir leurs propres balises afin de personnaliser la description et la mise en forme de leurs documents.

Lexique - JE DEMAT'MES FACTURES 2