Une nouvelle avancée pour la conservation à vocation probatoire

L’article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 annonçait aux entreprises la possibilité de conserver leurs factures au format numérique.
Aujourd’hui, grâce à l’arrêté du 22 Mars 2017 les entreprises peuvent désormais connaître les modalités de numérisation des factures papiers.

Quelles sont les 6 exigences à respecter ?

« Art. A. 102 B-2.-I.-Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. »

1 – « Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.

2 – « En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

3 – « II. -L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

4 – « Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

5 – « III. -Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

« 1° D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

« 2° D’une empreinte numérique ;

« 3° D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

« 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

6 – « Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. »

Ces modalités doivent être respectées dans leur ensemble afin que la conservation soit valable. De plus, cela doit être effectif jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).

Quels sont les avantages de la conservation numérique ?

• Gain de place : les espaces de stockage de type salles d’archives seront désormais allégés ;
• Gain de productivité : moins de temps à archiver et à rechercher les documents ;
• Gain d’argent : Moins onéreux qu’un archivage papier ;
• Favorise la dynamique de dématérialisation des processus

Pour vous aider dans cette nouvelle étape de dématérialisation et de conservation, Open Bee™ vous propose une solution adaptée à votre conservation : son espace sécurisé de conservation labellisé coffre-fort électronique de la FNTC intégrant les mécanismes d’horodatage certifié, de signature électronique et de calcul d’empreinte.

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