La fiabilité des copies numériques : la révolution est en marche !

Décryptage du Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016

Le récent décret n° 2016-1673 « Relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil » définit les conditions de fiabilité d’une copie numérique d’un document au regard de son original papier. Il s’appuie largement sur le règlement européen eIDAS.

Notion fondamentale : la copie numérique remplaçante du papier existe vraiment

Désormais, les modalités, précisant la façon qu’une copie numérique peut bénéficier de la même valeur probante que l’original papier, sont désormais clairement exprimées par le droit français.

Afin de donner une vocation probatoire à une copie numérique, il convient de respecter les points fondamentaux suivants :

• Définir le contexte de numérisation et notamment la date de création de la copie, l’identité de la personne en charge de numériser, l’identification du document, les réglages du matériel et les tests associés.
• Garantir l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique en s’appuyant sur des moyens cryptographiques reconnus.
• Conserver la copie (et son empreinte) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (dans un espace sécurisé de conservation par exemple).
• Tracer toutes les opérations, par exemple, en produisant un journal des évènements de la chaine de numérisation.
• Documenter le processus global de numérisation et de conservation des traces.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées en conduisant une analyse des risques, en implémentant des opérations de sauvegarde, en mettant en œuvre des contrôles d’accès physiques et logiciels, en employant des outils de chiffrement des documents et des données…

De plus, s’il est utilisé des moyens d’horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS (notamment des services qualifiés tels que définis dans ce règlement), il y aura présomption d’intégrité des copies numériques. Cela signifiant qu’il faudra démontrer la preuve de cette non-intégrité, pour s’opposer à une copie fiable.

Dans un premier temps, un principe de précaution sera quand même à appliquer pour certaines professions ou pour certains types de documents, par exemple une facture commerciale avec un montant élevé. Une étude juridique sera vraisemblablement nécessaire pour définir ce qu’il faudrait faire des documents « papier » après numérisation.

Cependant, sous réserve d’une application stricte des conditions définies dans ce décret, les entreprises et les administrations peuvent entrer réellement dans la gestion « zéro » papier et bénéficier des nombreux avantages économiques et de productivité, apportés par une gestion électronique de documents.